Một câu lạc bộ nhỏ chỉ cần vài quy ước ngắn, viết vừa một trang: quỹ chung thu thế nào và ai giữ, vắng mặt thì báo ra sao, chuyện chung quyết bằng cách nào, và người muốn rời nhóm thì làm gì. Quy ước tốt là thứ cả nhóm cùng viết, ai cũng nhớ được, và được xem lại sau mỗi mùa. Mục đích của nó không phải để phạt ai, mà để những chuyện nhỏ không biến thành chuyện khó nói.
Bài này đi qua bốn mảng hay gây vướng nhất (tiền, vắng mặt, biểu quyết, mâu thuẫn) và cuối bài có một bản quy ước mẫu để sửa theo nhóm mình.
Vì sao nhóm bạn cũng cần quy ước
Nhóm bạn thường ngại nói chuyện quy định vì sợ "mất vui". Nhưng chính những chuyện không ai nói ra mới làm mất vui: một người luôn ứng tiền mà ngại đòi, một người hay vắng mà không ai biết nên đợi hay bắt đầu, một quyết định cả nhóm phải theo mà chỉ hai người bàn. Viết ra vài dòng từ đầu nhẹ nhàng hơn nhiều so với phải mở lời khi chuyện đã xảy ra.
Nhà kinh tế học Elinor Ostrom, người nhận giải Nobel Kinh tế năm 2009, đã nghiên cứu cách các cộng đồng tự quản lý tài nguyên chung như đồng cỏ, nguồn nước, ngư trường. Trong cuốn Governing the Commons (1990), bà rút ra một số nguyên tắc chung của những cộng đồng giữ được tài nguyên lâu dài. Có vài nguyên tắc dùng được ngay cho một nhóm nhỏ: luật do chính người trong cuộc đặt ra và sửa đổi; việc theo dõi minh bạch; xử lý vi phạm theo mức tăng dần, bắt đầu từ nhẹ; có cách giải quyết tranh chấp đơn giản, ít tốn kém.
Quỹ chung: thu, giữ, chi
Có cần quỹ không
Không phải nhóm nào cũng cần. Nếu chi phí mỗi buổi nhỏ và ai cũng tự trả phần mình, cứ để vậy. Quỹ chung hợp khi có những khoản lặp lại: nguyên liệu cho buổi học kỹ năng, mua sách chung, thuê phòng sinh hoạt, đồ dùng chung như loa, bảng, đồng hồ cát.
Thu theo buổi hay theo tháng
| Cách thu | Hợp với | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Theo buổi, ai đến thì góp | Nhóm mà số người đến dao động nhiều | Người giữ quỹ phải thu mỗi buổi |
| Theo tháng, góp đều | Nhóm ổn định, chi phí cố định như thuê phòng | Người vắng cả tháng có thể thấy thiệt; nên cho tạm ngưng góp khi báo trước |
| Chi đến đâu chia đến đó | Nhóm rất nhỏ, ít chi tiêu | Người ứng tiền phải được hoàn ngay trong tuần |
Mức góp nên được cả nhóm thống nhất, đủ thấp để thành viên có thu nhập thấp nhất không phải ngại. Đặt một trần chi tiêu cho mỗi buổi giúp tránh chuyện quỹ phình ra thành khoản lớn.
Người giữ quỹ và sổ công khai
- Luân phiên người giữ mỗi mùa, không để một người giữ mãi.
- Ghi sổ mọi khoản: ngày, nội dung, số tiền, ai chi. Sổ để ở chỗ chung, ai cũng xem được bất cứ lúc nào.
- Báo số dư vào cuối mỗi tháng trong kênh nhắn tin của nhóm.
- Tách quỹ khỏi tiền riêng: một ví riêng, một phong bì riêng, hoặc một tài khoản tách biệt nếu số tiền đáng kể.
Những điều quỹ không nên làm
Quỹ chung của nhóm sở thích chỉ để chi cho hoạt động chung. Không cho thành viên vay từ quỹ, không đem quỹ đi đầu tư, không biến quỹ thành hình thức góp vốn xoay vòng hay chơi họ. Những việc đó mang rủi ro tiền bạc thật, và một khi có chuyện, nhóm bạn tan rất nhanh. Khi nhóm giải tán hoặc một người rời đi, phần dư được chia lại theo cách đã thống nhất từ trước.
Vắng mặt: báo trước, không phạt
Đi làm, con ốm, về quê là chuyện ai cũng gặp. Quy ước về vắng mặt nên nhằm vào việc báo trước, không nhằm vào việc phạt.
- Báo trước khi chốt buổi: thường là trước một ngày, để người lo chỗ, lo nguyên liệu biết số người.
- Vắng đúng lượt phụ trách (lượt dạy, lượt dẫn, lượt làm chủ nhà) thì tự tìm người đổi lượt và báo nhóm.
- Vắng nhiều buổi liền: người giữ lịch nhắn hỏi thăm riêng. Không nhắc trước nhóm, không trách. Nhiều khi người đó đang có chuyện riêng, hoặc thấy nhóm không còn hợp.
- Tạm nghỉ có hạn: cho phép thành viên báo nghỉ một mùa (ví dụ thời gian thi, sinh con, mùa bận cuối năm) mà vẫn giữ chỗ trong nhóm.
Lịch sử các câu lạc bộ có không ít chuyện phạt tiền thành viên, nhưng với nhóm bạn, phạt thường gây ngại hơn là giữ người. Một lời hỏi thăm có tác dụng tốt hơn.
Biểu quyết nhẹ nhàng
Bộ quy tắc điều hành hội nghị nổi tiếng nhất là Robert's Rules of Order, do Henry Martyn Robert soạn, xuất bản lần đầu năm 1876 và vẫn được nhiều tổ chức dùng. Nó chi tiết và chặt chẽ, quá nặng cho một nhóm sáu người. Nhóm bạn chỉ cần phân biệt ba loại quyết định:
| Loại quyết định | Ví dụ | Cách quyết |
|---|---|---|
| Việc vặt | Ăn gì, ngồi đâu, chủ đề buổi sau | Người phụ trách quyết, ai có ý kiến thì góp |
| Việc chung | Đổi ngày gặp, đổi chỗ, mức góp quỹ | Đa số người đang sinh hoạt đều đặn, có hỏi qua tin nhắn cho người vắng |
| Việc lớn | Sửa quy ước, nhận thêm nhiều người, giải tán nhóm | Đồng thuận: ai phản đối mạnh thì phải bàn tiếp, chưa quyết |
Một mẹo hay dùng: thay vì hỏi "đồng ý không", hỏi "có ai phản đối mạnh không". Câu hỏi thứ hai giúp quyết nhanh mà vẫn cho người không đồng ý cơ hội nói. Biểu quyết qua tin nhắn nên đặt hạn trả lời rõ ràng; im lặng sau hạn được tính là không phản đối, và điều này cũng nên ghi trong quy ước.
Khi có mâu thuẫn
Nhóm nào cũng có lúc va nhau: hai người không ưa nhau, một người hay nói lấn, một người thấy mình bị bỏ rơi. Vài nguyên tắc:
- Nói riêng trước, nói chung sau. Chuyện giữa hai người nên được nói riêng, không đưa lên nhóm chat.
- Nói về việc, không nói về người: "buổi trước bàn chưa đến lượt mình đã hết giờ", thay vì "bạn lúc nào cũng nói nhiều".
- Nhờ người thứ ba khi hai bên không tự nói được, thường là người giữ lịch hoặc thành viên lâu năm.
- Đưa vào quy ước nếu chuyện lặp lại với nhiều người, ví dụ thêm luật giới hạn thời gian nói.
Bản quy ước mẫu
Bản dưới đây có thể chép lại rồi sửa cho nhóm mình. Ngắn là cố ý.
1. Nhóm gặp vào [ngày, giờ] mỗi [tuần/tháng], tại [chỗ]. Buổi gặp kết thúc lúc [giờ].
2. Ba vai giữ lịch, lo chỗ, lo nội dung đổi người sau mỗi mùa ba tháng.
3. Quỹ chung góp [theo buổi/theo tháng], chỉ chi cho hoạt động chung. Người giữ quỹ ghi sổ công khai, báo số dư cuối tháng. Không cho vay, không đầu tư từ quỹ.
4. Vắng mặt báo trước một ngày. Vắng đúng lượt phụ trách thì tự tìm người đổi. Có thể xin tạm nghỉ một mùa mà vẫn giữ chỗ.
5. Việc vặt người phụ trách quyết; việc chung theo đa số; việc lớn cần không ai phản đối mạnh. Biểu quyết qua tin nhắn có hạn trả lời; im lặng sau hạn là không phản đối.
6. Không rượu bia trong buổi sinh hoạt; ai về khuya thì đi chung hoặc báo nhau khi về tới.
7. Ai muốn rời nhóm chỉ cần báo một câu; phần quỹ dư hoàn lại theo [cách đã thống nhất]. Cửa luôn mở nếu muốn quay lại.
8. Quy ước được xem lại vào buổi cuối mỗi mùa.
Góc nhìn hôm nay: quy ước sống được là quy ước được sửa
Một bản quy ước không bao giờ sửa thường là bản không ai đọc. Đặt lịch xem lại vào buổi cuối mỗi mùa, mười lăm phút là đủ: điều nào thừa thì bỏ, điều nào thiếu thì thêm. Ostrom nhấn mạnh rằng những người chịu ảnh hưởng của luật cần được tham gia sửa luật; với một nhóm bạn, điều đó có nghĩa là người mới vào cũng được góp ý cho bản quy ước, không chỉ "nhóm gốc".
Và nên nhớ, quy ước là phần phụ. Nhóm giữ được người nhờ những buổi gặp vui và có ích; quy ước chỉ giúp những buổi ấy không bị vướng vì chuyện tiền, chuyện giờ, chuyện ai quyết.
Câu hỏi thường gặp
Câu lạc bộ nhỏ có cần quỹ chung không?
Chỉ cần khi có các khoản chi lặp lại như nguyên liệu, sách chung, thuê phòng hay đồ dùng chung. Nếu chi phí nhỏ và ai cũng tự trả phần mình thì không cần. Khi có quỹ, nên có sổ ghi công khai và người giữ quỹ luân phiên.
Quỹ chung của nhóm bạn nên quản lý thế nào?
Thống nhất mức góp vừa với người thu nhập thấp nhất, ghi mọi khoản thu chi vào sổ ai cũng xem được, báo số dư hằng tháng và tách quỹ khỏi tiền riêng. Quỹ chỉ chi cho hoạt động chung, không cho vay và không đầu tư.
Thành viên hay vắng mặt thì xử lý sao?
Không nên phạt. Người giữ lịch nhắn hỏi thăm riêng để biết lý do. Quy ước nên khuyến khích báo trước và cho phép tạm nghỉ một mùa mà vẫn giữ chỗ, vì ai cũng có lúc bận.
Nhóm nhỏ nên biểu quyết thế nào?
Chia ba loại: việc vặt để người phụ trách quyết, việc chung theo đa số, việc lớn như sửa quy ước hay giải tán cần không ai phản đối mạnh. Hỏi "có ai phản đối mạnh không" giúp quyết nhanh mà vẫn tôn trọng ý kiến khác.
Elinor Ostrom liên quan gì đến câu lạc bộ nhóm bạn?
Elinor Ostrom nghiên cứu cách cộng đồng tự quản lý tài nguyên chung và nhận giải Nobel Kinh tế năm 2009. Một số nguyên tắc bà rút ra, như luật do người trong cuộc đặt và sửa, theo dõi minh bạch, xử lý vi phạm từ nhẹ, áp dụng tốt cho quỹ chung và quy ước của nhóm nhỏ.
