Summer Fridays là gì: làm nửa ngày thứ Sáu, các công ty đã thử những gì

Summer Fridays là chính sách cho nhân viên về sớm, thường là sau bữa trưa, vào các ngày thứ Sáu của mùa hè; một số nơi làm theo kiểu nghỉ hẳn thứ Sáu cách tuần. Đây là nếp quen ở nhiều văn phòng Mỹ, nhất là các ngành xuất bản, quảng cáo, truyền thông, rồi lan sang nhiều nước dưới các tên khác như "giờ mùa hè" hay "thứ Sáu rút ngắn". Kinh nghiệm chung của các nơi đã thử: nhân viên rất thích, nhưng muốn bền thì phải sắp lại cả tuần làm việc, không chỉ cắt bớt buổi chiều.

Summer Fridays đến từ đâu

Không có một công ty hay một năm cụ thể nào được ghi nhận chắc chắn là nơi "phát minh" Summer Fridays. Nếp này thường được kể gắn với các văn phòng ở New York vào giữa thế kỷ 20: mùa hè nóng, nhiều nhà có nhà nghỉ ngoài thành phố, người ta muốn rời văn phòng sớm chiều thứ Sáu để kịp đi trước giờ kẹt đường. Ngành xuất bản và quảng cáo, vốn có nhịp việc chậm hơn vào tháng Bảy, tháng Tám, là nơi nếp này phổ biến từ sớm.

Ở Bắc Mỹ, "mùa hè" của Summer Fridays thường tính từ cuối tháng Năm tới đầu tháng Chín, tức khoảng giữa hai kỳ nghỉ lễ dài cuối tuần của mùa hè. Châu Âu có nếp tương tự nhưng ít gọi bằng cái tên này, vì nhiều nước đã có kỳ nghỉ hè dài vài tuần.

Điều cần nói rõ: các con số về tỷ lệ công ty áp dụng Summer Fridays được trích dẫn khá lộn xộn trên báo chí, mỗi khảo sát một cách hỏi, một mẫu khác nhau. Vì thế bài này chỉ bàn cách làm và bài học, không đưa con số tỷ lệ.

Các kiểu thứ Sáu rút ngắn đã được thử

Dưới cùng một cái tên, các nơi làm theo những cách khá khác nhau. Có thể gom thành năm kiểu chính:

Kiểu cuối cùng không giảm giờ nào, nhưng đáng xếp vào đây vì nó cùng giải một bài toán: làm cho chiều thứ Sáu khác các buổi chiều khác. Còn tuần làm bốn ngày quanh năm là một đề tài lớn hơn, đã vượt khỏi chuyện "thứ Sáu rút ngắn".

Những gì các công ty thường thấy khi thử

Kinh nghiệm được kể lại qua báo chí và các bài chia sẻ quản trị khá giống nhau, dù ngành nghề khác nhau.

Mặt được

• Nhân viên quý chính sách này hơn giá trị thật của nó. Vài buổi chiều mỗi năm không nhiều giờ, nhưng nó gửi một thông điệp rõ: công ty để ý tới đời sống ngoài giờ làm.
• Buổi sáng thứ Sáu tập trung hơn. Biết mình chỉ còn nửa ngày, người ta tự sắp việc gọn hơn, ít lan man.
• Giúp tuyển và giữ người. Nhiều nơi đưa Summer Fridays vào phần giới thiệu phúc lợi, như một điểm cộng nhỏ nhưng dễ nhớ.
• Mong chờ kéo dài. Cả tuần có một điều cụ thể để chờ, đúng với những gì tâm lý học nói về sức mạnh của mong chờ.

Mặt khó

• Việc không biến mất, chỉ dời chỗ. Nếu khối lượng giữ nguyên mà giờ ít đi, việc dồn sang tối thứ Năm hay sáng thứ Hai. Có nơi nhân viên về sớm nhưng vẫn mở máy ở nhà, thế là mất cả ý nghĩa.
• Không công bằng giữa các bộ phận. Bộ phận chăm sóc khách hàng, kho vận, kỹ thuật trực hệ thống khó mà về cùng giờ. Nếu không có cách bù, chính sách thành ranh giới chia đôi công ty.
• Khách hàng không nghỉ cùng. Đối tác gọi lúc ba giờ chiều thứ Sáu và không ai bắt máy là cái giá phải tính trước.
• Thành quyền lợi rồi khó rút. Đã cho vài mùa hè, năm nào cắt đi sẽ bị hiểu là cắt phúc lợi, dù lý do là gì.

Làm sao cho bền: bài học rút ra

Những nơi giữ được Summer Fridays nhiều năm thường có chung vài cách làm.

1. Bắt đầu bằng một mùa thử. Nói rõ đây là thử nghiệm trong một mùa hè, cuối mùa sẽ nhìn lại. Có đường lùi thì dễ bắt đầu và dễ điều chỉnh.
2. Chia lượt trực. Bộ phận nào cần có người buổi chiều thì chia hai nhóm, mỗi nhóm về sớm cách tuần. Ai không về sớm được thì đổi bằng một buổi nghỉ khác.
3. Dời hạn chót ra khỏi thứ Sáu. Nếu hạn nộp hay họp chốt vẫn đặt chiều thứ Sáu thì không ai về sớm được. Dời các mốc này về thứ Năm.
4. Báo trước cho khách. Một dòng trong thư, trên trang liên hệ: "Mùa hè, chiều thứ Sáu bên mình chỉ xử lý yêu cầu gấp." Khách hiểu khi được báo; khách bực khi bị bỏ rơi.
5. Đo bằng việc, không đo bằng giờ. Cuối mùa hỏi lại: các mục tiêu có trễ không, khách có than không, nhân viên thấy thế nào. Số giờ ngồi ở bàn không phải thước đo.
6. Người quản lý về thật. Nếu trưởng nhóm vẫn ngồi lại và gửi thư lúc bốn giờ chiều, nhân viên sẽ hiểu chính sách chỉ là hình thức.

Ở Việt Nam: những hình thức gần giống

Ở Việt Nam, đa số văn phòng làm từ thứ Hai tới thứ Sáu, một số nơi làm thêm sáng thứ Bảy. Không có nếp Summer Fridays theo đúng nghĩa, nhưng có vài cách làm cùng tinh thần mà các nhóm nhỏ có thể tự thoả thuận trong khuôn khổ nội quy và hợp đồng lao động:

• Đổi sáng thứ Bảy lấy chiều thứ Sáu. Với nơi làm sáu buổi thứ Bảy, có nhóm thử làm bù thêm giờ trong tuần để nghỉ trọn thứ Bảy, hoặc về sớm thứ Sáu khi không phải trực.
• Chiều thứ Sáu tự học. Thay vì về sớm, công ty dành hai giờ cuối chiều thứ Sáu cho học kỹ năng, đọc tài liệu, chia sẻ nội bộ.
• Thứ Sáu trước kỳ nghỉ lễ. Một số nơi cho về sớm vào ngày làm việc ngay trước các kỳ nghỉ dài, để nhân viên kịp về quê trước giờ cao điểm.

Mọi thay đổi giờ làm chính thức đều nên làm rõ bằng văn bản nội bộ, để người lao động biết quyền lợi của mình và người sử dụng lao động không vô tình làm trái quy định về thời giờ làm việc.

Nếu bạn muốn đề xuất thứ Sáu rút ngắn cho nhóm mình

Không cần đợi cả công ty đổi. Một trưởng nhóm, một nhóm năm, bảy người hoàn toàn có thể đề xuất thử nghiệm nhỏ. Một đề xuất thuyết phục thường trả lời đủ năm câu:

Góc nhìn hôm nay: một buổi chiều nói được nhiều điều

Summer Fridays không làm thay đổi đời ai. Vài buổi chiều mỗi năm là con số nhỏ. Nhưng cách một nơi làm việc đối xử với buổi chiều thứ Sáu nói khá nhiều về cách nơi đó nghĩ về thời gian của người làm: coi đó là thứ cần vắt kiệt tới phút cuối, hay là thứ có thể trả lại một phần khi việc đã xong.

Với người đi làm, dù công ty có chính sách hay không, bài học vẫn dùng được: sắp việc khó vào đầu tuần, dời hạn chót khỏi chiều thứ Sáu, và giữ cho buổi chiều cuối tuần làm việc là lúc khép lại chứ không phải lúc chạy nước rút. Ai quan tâm có thể tìm đọc các bài nghiên cứu, sách phổ thông về sắp xếp giờ làm linh hoạt; nhiều tài liệu của các tổ chức lao động quốc tế cũng bàn kỹ về giờ làm và cân bằng đời sống.