Nhắn việc cho đồng nghiệp vào tối thứ Sáu chỉ nên làm khi việc đó thật sự không đợi được, hoặc khi người nhận đang trong ca trực đã thoả thuận. Còn lại, cách lịch sự là soạn sẵn rồi hẹn giờ gửi sáng thứ Hai, hoặc nếu buộc phải gửi ngay thì ghi rõ "không cần trả lời trước thứ Hai". Một tin nhắn mất mười giây để gõ, nhưng có thể chiếm cả buổi tối của người đọc nó — nhất là khi người gửi là cấp trên.
Vì sao một tin nhắn tối thứ Sáu nặng hơn ta nghĩ
Người gửi thường nghĩ đơn giản: "Mình chợt nhớ ra, gửi luôn cho khỏi quên, bạn ấy đọc lúc nào cũng được." Nhưng phía người nhận thì khác:
- Đọc rồi là nghĩ. Dù không trả lời, người nhận vẫn bắt đầu suy nghĩ về việc đó, tính xem thứ Hai làm thế nào, có phải mình làm sai gì không.
- Không biết có cần trả lời hay không. Tin nhắn không ghi mức độ gấp khiến người nhận phân vân, và người cẩn thận thường chọn trả lời cho chắc.
- Chênh lệch vị trí. Tin từ cấp trên hay khách hàng lớn luôn mang sức nặng, kể cả khi người gửi không có ý thúc. Câu "em xem khi rảnh nhé" từ sếp, với nhiều người, vẫn nghe như một yêu cầu.
- Phá nhịp nghỉ. Một tối thứ Sáu đang ăn cơm với bạn bè có thể bị kéo trở lại công việc chỉ vì một dòng thông báo trên màn hình.
Một số nước đã đưa chuyện này vào luật lao động, ví dụ Pháp với quy định về quyền ngắt kết nối có hiệu lực từ năm 2017. Nhưng không cần đợi luật, mỗi người gửi đều có thể tự đặt cho mình vài phép lịch sự đơn giản.
Ba câu tự hỏi trước khi bấm gửi
- Nếu người nhận đọc vào sáng thứ Hai, có ai bị thiệt không? Nếu không — khách không mất hàng, hệ thống không ngừng, không ai lỡ hạn — thì việc đó đợi được.
- Người nhận có làm được gì ngay bây giờ không? Nhắn một việc mà họ chỉ xử lý được khi lên văn phòng thì chỉ trao thêm nỗi lo, không trao thêm kết quả.
- Mình gửi vì việc cần, hay vì mình muốn nhẹ đầu? Rất nhiều tin nhắn tối thứ Sáu thực ra là cách người gửi "đẩy" suy nghĩ ra khỏi đầu mình. Ghi vào sổ riêng cũng giải quyết được nhu cầu đó.
Khi nào nên nhắn, khi nào nên đợi
| Tình huống | Nên làm gì |
|---|---|
| Sự cố đang diễn ra, ảnh hưởng khách hoặc an toàn | Liên lạc ngay với người trực hoặc người có trách nhiệm; gọi điện nếu tin nhắn chưa được đọc |
| Người nhận đang trong ca trực đã thoả thuận | Nhắn bình thường, đúng kênh trực |
| Thông tin người nhận cần cho việc họ sẽ làm sáng thứ Bảy | Nhắn sớm, tốt nhất trước giờ tan làm; ghi rõ là để chuẩn bị |
| Ý tưởng chợt nảy ra, góp ý, câu hỏi thông thường | Soạn sẵn, hẹn giờ gửi sáng thứ Hai |
| Nhận xét về kết quả công việc, nhất là góp ý tiêu cực | Đợi thứ Hai, và nếu được thì nói trực tiếp |
| Giao việc mới | Đợi thứ Hai, trừ khi việc đó gấp thật và đã hỏi người nhận có sắp xếp được không |
Dòng góp ý tiêu cực đáng nhấn mạnh. Một lời nhận xét kiểu "báo cáo này chưa ổn, thứ Hai mình nói chuyện" gửi lúc tám giờ tối thứ Sáu đủ làm người nhận mất ngủ cả cuối tuần, trong khi vấn đề có khi chỉ là sửa vài con số.
Nếu buộc phải gửi ngay: viết thế nào cho nhẹ
Đôi khi người gửi chỉ có thời gian vào tối thứ Sáu, hoặc sợ quên. Khi đó, cách viết quyết định người nhận có bị kéo vào việc hay không.
Ghi mức độ gấp ngay dòng đầu
Mở đầu bằng một câu rõ ràng, ví dụ: "Không gấp, không cần trả lời trước thứ Hai." Đặt ở đầu chứ không đặt ở cuối, vì nhiều người chỉ đọc dòng xem trước trên màn hình khoá.
Nói đủ để không cần hỏi lại
Một tin nhắn kiểu "Thứ Hai gặp anh chút nhé" mà không nói chuyện gì là kiểu tin nhắn gây lo nhất. Nếu đã gửi, hãy nói luôn chủ đề: "Thứ Hai mình bàn kế hoạch tháng sau, em chuẩn bị số liệu tháng này là được."
Chọn kênh ít xâm nhập
Thư điện tử thường ít xâm nhập hơn tin nhắn tức thời, vì người ta quen kiểm tra thư theo giờ làm. Gọi điện chỉ dành cho việc khẩn.
Dùng chức năng hẹn giờ gửi
Phần lớn ứng dụng thư và nhiều ứng dụng nhắn tin hiện nay có chức năng hẹn giờ gửi. Soạn tối thứ Sáu, đặt gửi lúc tám giờ sáng thứ Hai: người gửi được nhẹ đầu, người nhận được trọn cuối tuần.
Làm việc khác múi giờ: thứ Sáu của mình, thứ Bảy của người
Với người làm việc với đối tác nước ngoài, tối thứ Sáu ở Việt Nam có thể là sáng thứ Sáu ở bờ Đông nước Mỹ, nhưng cũng có thể đã là đêm khuya ở Nhật Bản hay rạng sáng thứ Bảy ở Úc, New Zealand. Ở một số nước Trung Đông, cuối tuần bắt đầu từ thứ Sáu.
Vài thói quen nên có:
- Kiểm tra giờ địa phương của người nhận trước khi gửi, nhất là tin nhắn tức thời.
- Ghi chú cuối tuần của từng nước đối tác vào danh bạ hoặc tài liệu dự án.
- Tránh đặt hạn chót vào "cuối thứ Sáu" mà không nói theo giờ nước nào.
Phía người nhận: không trả lời cũng là một câu trả lời
Nếu nhận được tin việc tối thứ Sáu mà nó không gấp, người nhận hoàn toàn có thể đọc và để đó tới thứ Hai. Với những nơi chưa có thói quen rõ ràng, có thể trao đổi thẳng với cấp trên vào một buổi bình thường trong tuần: "Tin nhắn cuối tuần, nếu không gấp thì em xin trả lời vào thứ Hai, còn gấp thì anh chị gọi giúp em." Một thoả thuận nói ra từ trước dễ hơn nhiều so với việc mỗi tối thứ Sáu tự đoán ý.
Người làm quản lý thì nên nói rõ quy ước của mình với cả nhóm, ví dụ: "Mình hay làm việc buổi tối, nhưng tin mình gửi sau giờ làm thì không ai phải trả lời trước sáng hôm sau." Câu ấy gỡ được rất nhiều áp lực ngầm.
Góc nhìn hôm nay: một nhóm, một quy ước
Thay vì để mỗi người tự xử, cả nhóm có thể chốt một quy ước ngắn, dán ở chỗ ai cũng thấy:
- Sau giờ làm và cuối tuần, chỉ liên lạc khi có sự cố theo mức đã thống nhất.
- Tin không gấp thì hẹn giờ gửi hoặc ghi rõ "không cần trả lời".
- Không giao việc mới và không góp ý tiêu cực qua tin nhắn tối thứ Sáu.
- Người trực cuối tuần có tên rõ ràng, mọi việc gấp đi qua người đó.
Quy ước kiểu này không làm công việc chậm đi. Ngược lại, khi ai cũng biết tin nào gấp, tin nào không, những tin thật sự gấp lại được chú ý nhanh hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhắn tin công việc cho đồng nghiệp vào tối thứ Sáu không?
Chỉ nên khi việc thật sự gấp, có người bị thiệt nếu đợi tới thứ Hai, hoặc khi người nhận đang trong ca trực đã thoả thuận. Các việc khác nên soạn sẵn và hẹn giờ gửi vào sáng thứ Hai.
Nếu buộc phải gửi tối thứ Sáu thì viết thế nào?
Ghi mức độ gấp ngay dòng đầu, ví dụ "không gấp, không cần trả lời trước thứ Hai", và nói đủ nội dung để người nhận không phải đoán. Ưu tiên thư điện tử hơn tin nhắn tức thời, gọi điện chỉ khi khẩn.
Sếp nhắn việc cuối tuần có phải trả lời ngay không?
Nếu tin không ghi gấp và không phải sự cố, có thể đợi tới thứ Hai. Tốt nhất là chủ động thống nhất với cấp trên vào một ngày làm việc bình thường: việc gấp thì gọi, việc thường thì trả lời đầu tuần.
Vì sao không nên góp ý tiêu cực qua tin nhắn cuối tuần?
Vì người nhận không làm gì được ngay mà vẫn phải mang nỗi lo suốt hai ngày nghỉ. Góp ý nên để đầu tuần, nói trực tiếp hoặc kèm đủ thông tin để người nhận hiểu vấn đề cụ thể là gì.
Làm việc với đối tác nước ngoài thì để ý gì về thứ Sáu?
Kiểm tra giờ địa phương của họ, vì tối thứ Sáu ở Việt Nam có thể đã là thứ Bảy ở Úc hay đêm khuya ở Nhật Bản. Một số nước Trung Đông nghỉ cuối tuần từ thứ Sáu, nên cần ghi chú lịch nghỉ của từng nước đối tác.
