Nhiều nơi tránh họp chiều thứ Sáu vì ba lý do thực tế: người tham dự thưa dần (nghỉ phép, về quê, về sớm), quyết định đưa ra lúc đó phải nằm im hai ngày mới có người làm, và sức tập trung cuối tuần làm việc thường thấp hơn đầu tuần. Thay vào đó, họ dồn họp quyết định vào giữa tuần và để thứ Sáu cho việc cần tập trung, việc khép tuần. Đây không phải luật, nhưng là một cách sắp lịch có lý lẽ, đáng thử cho bất kỳ nhóm nào thấy tuần làm việc bị họp chia vụn.
Chiều thứ Sáu có gì không hợp với họp
Người thưa dần
Thứ Sáu là ngày nhiều người chọn để xin nghỉ phép ghép cuối tuần, đi xe về quê sớm hay đón con. Một cuộc họp cần năm người có mặt mà chỉ đủ ba thì hoặc phải họp lại, hoặc quyết định thiếu ý kiến của người liên quan.
Quyết định nằm chờ
Họp chiều thứ Sáu chốt được một việc, nhưng sớm nhất sáng thứ Hai mới có người bắt tay làm. Trong hai ngày đó, chi tiết bị quên, người dự họp nhớ mỗi người một kiểu. Nhiều cuộc họp sáng thứ Hai bắt đầu bằng câu "hôm thứ Sáu mình chốt là gì nhỉ".
Sức tập trung
Cuối tuần làm việc, phần lớn người ta đã dùng gần hết sức cho những việc lớn trong tuần. Cuộc họp chiều thứ Sáu dễ biến thành nơi mọi người gật cho xong, ít phản biện, ít đặt câu hỏi khó. Những cuộc họp như vậy thường cho ra quyết định kém chất lượng hơn.
Khác múi giờ
Với nhóm có thành viên ở nước khác, chiều thứ Sáu ở Việt Nam đã là tối ở những nước đi trước mình vài múi giờ. Nhóm trải nhiều múi giờ thường chọn một khung "giờ chung" giữa tuần cho các cuộc họp bắt buộc, và nếu khung đó luôn bất lợi cho một bên thì xoay vòng giờ họp theo tháng, để không phải lúc nào cũng cùng một người họp lúc tối muộn.
Khối thời gian liền mạch: lý do sâu hơn
Năm 2009, Paul Graham — một nhà đầu tư và lập trình viên người Mỹ — viết bài luận ngắn Maker's Schedule, Manager's Schedule (lịch của người làm ra sản phẩm và lịch của người quản lý). Ý chính: người quản lý quen chia ngày thành ô một tiếng, họp nối họp không sao. Còn người làm việc cần tập trung sâu — viết, thiết kế, lập trình, tính toán — cần những khối nhiều giờ liền. Một cuộc họp đặt giữa buổi chiều có thể làm vỡ cả buổi chiều ấy, vì trước họp không dám bắt đầu việc khó, sau họp thì mạch đã đứt.
Bài luận này hay được nhắc khi các công ty đặt ra "ngày không họp". Mỗi nơi chọn một ngày khác nhau — có nơi thứ Tư, có nơi thứ Sáu — nhưng mục đích giống nhau: bảo đảm mỗi tuần có ít nhất một ngày ai cũng có khối thời gian dài để làm việc thật. Thứ Sáu hay được chọn vì nó vốn đã có những lý do ở trên.
Một nhịp họp tuần mẫu
Không có lịch nào đúng cho mọi nhóm, nhưng khung dưới đây là điểm bắt đầu hợp lý cho một nhóm văn phòng làm giờ hành chính:
| Ngày | Loại họp nên có | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thứ Hai | Họp ngắn đầu tuần: ai làm gì, vướng gì | Đặt muộn hơn giờ vào làm một chút để mọi người kịp đọc thư cuối tuần; giữ dưới nửa tiếng |
| Thứ Ba | Họp quyết định, họp cùng bộ phận khác | Đủ người, đủ sức, còn cả tuần để làm theo quyết định |
| Thứ Tư | Họp làm việc chung, họp với khách | Có thể để một buổi không họp cho việc cần tập trung |
| Thứ Năm | Rà tiến độ, gỡ vướng trước cuối tuần | Còn thứ Sáu để xử lý những gì phát hiện ra |
| Thứ Sáu | Hạn chế họp; nếu có thì buổi sáng, ngắn, nhẹ | Chiều để làm việc tập trung, bàn giao, khép tuần |
Điểm mấu chốt là họp nặng đặt vào thứ Ba, thứ Tư — lúc đủ người, đủ sức và đủ thời gian để biến quyết định thành việc làm. Thứ Năm là ngày phát hiện vấn đề còn kịp sửa.
Những cuộc họp thứ Sáu vẫn hợp lý
Tránh họp chiều thứ Sáu không có nghĩa thứ Sáu không bao giờ họp. Một số kiểu họp lại hợp với thứ Sáu:
- Buổi chia sẻ nhẹ buổi sáng. Một người kể lại một việc hay vừa làm, một bài học từ dự án, một công cụ mới. Không cần ra quyết định, không ai áp lực.
- Buổi trình diễn kết quả ngắn. Nhóm cho nhau xem những gì đã làm được trong tuần. Có tác dụng ghi nhận, khép tuần, không giao thêm việc.
- Họp một kèm một ngắn với nhân viên mới. Một buổi hỏi han nhẹ cuối tuần đầu tiên đi làm giúp người mới thấy được quan tâm.
- Họp xử lý sự cố. Khi có chuyện gấp, không chọn ngày được.
Họp ít đi mà vẫn đủ việc
Bỏ họp chiều thứ Sáu chỉ có ích khi những cuộc họp còn lại làm tốt hơn. Vài thói quen giúp mỗi cuộc họp gọn và có kết quả:
- Có nội dung gửi trước. Ai mời họp thì gửi kèm vài dòng: họp để quyết định gì, cần mọi người chuẩn bị gì.
- Chỉ mời người cần thiết. Người chỉ cần biết kết quả thì nhận biên bản, không cần ngồi cả tiếng.
- Kết thúc sớm vài phút. Đặt họp 25 hoặc 50 phút thay vì tròn nửa tiếng, một tiếng để mọi người có khoảng nghỉ giữa các cuộc họp liền nhau.
- Chốt bằng chữ. Mỗi cuộc họp kết thúc bằng danh sách: việc gì, ai làm, hạn khi nào. Gửi trong ngày.
- Việc gì gửi thư được thì đừng họp. Cập nhật tiến độ đơn thuần thường viết vài dòng là đủ.
Đổi lịch họp trong một nhóm: làm từ từ
Nếu nhóm đang có cuộc họp cố định chiều thứ Sáu, đừng huỷ đột ngột. Có thể đi theo vài bước:
- Hỏi cả nhóm cuộc họp đó đang phục vụ việc gì. Nhiều khi chỉ là thói quen từ trước, không ai nhớ vì sao.
- Thử dời sang thứ Năm trong một tháng, xem kết quả có khác không.
- Nếu nội dung chủ yếu là cập nhật, thử chuyển sang bản viết, chỉ họp khi có vấn đề cần bàn.
- Sau một tháng, cả nhóm cùng đánh giá: giữ, bỏ hay điều chỉnh.
Thay đổi theo kiểu thử nghiệm có thời hạn dễ được đồng ý hơn là một quyết định "từ nay cấm họp thứ Sáu".
Góc nhìn hôm nay: lịch họp phản ánh cách nhóm tôn trọng thời gian
Lịch họp của một nhóm nói lên khá nhiều điều về cách nhóm đó làm việc. Một tuần họp liên tục từ thứ Hai đến chiều thứ Sáu thường là dấu hiệu quyết định đang bị đẩy lên bàn họp thay vì được giao cho người có trách nhiệm. Một tuần có nhịp rõ ràng — đầu tuần sắp việc, giữa tuần quyết, cuối tuần khép — giúp mọi người biết trước lúc nào nên dồn sức, lúc nào được yên.
Ai muốn đọc thêm có thể tìm bài luận của Paul Graham nói ở trên (ngắn, dễ đọc) và các sách phổ thông về làm việc tập trung. Nhưng thử nghiệm đơn giản nhất vẫn là: một tháng không họp chiều thứ Sáu, rồi hỏi cả nhóm cảm thấy thế nào.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao không nên họp chiều thứ Sáu?
Vì người tham dự thường thưa dần do nghỉ phép hoặc về sớm, quyết định đưa ra phải chờ hai ngày mới có người thực hiện, và sức tập trung cuối tuần làm việc đã giảm. Họp quyết định đặt vào giữa tuần thường hiệu quả hơn.
Ngày không họp là gì?
Là một ngày trong tuần mà nhóm hoặc công ty thống nhất không đặt cuộc họp nào, để mọi người có khối thời gian dài làm việc cần tập trung. Mỗi nơi chọn một ngày khác nhau, thứ Tư và thứ Sáu là hai ngày hay được chọn.
Nên đặt họp quan trọng vào ngày nào trong tuần?
Thứ Ba và thứ Tư thường là lựa chọn tốt: đủ người, mọi người còn sức và còn nhiều ngày để thực hiện quyết định. Thứ Năm hợp để rà tiến độ và gỡ vướng trước cuối tuần.
Maker's Schedule, Manager's Schedule là gì?
Là bài luận năm 2009 của Paul Graham, phân biệt lịch của người quản lý (chia ngày thành ô một tiếng) với lịch của người làm việc sâu (cần nhiều giờ liền). Bài luận giải thích vì sao một cuộc họp đặt giữa buổi có thể làm hỏng cả buổi của người cần tập trung.
Thứ Sáu có nên họp tổng kết tuần không?
Có thể, nếu họp vào buổi sáng, ngắn và nhẹ, chủ yếu để ghi nhận và khép tuần chứ không giao thêm việc lớn. Những vấn đề cần quyết định nên đưa lên trước, từ thứ Năm.
